テンプレートの使い方‼️
ビジネスを長く経験していると、
いつも同じ内容でやりとりを
しているということに気づきます
たとえば、承諾のメール・
クレームのメール・謝罪のメール・
相談のメール・休暇申請のメールなどです
ビジネスでは頻繁に同じ内容のメールを
何度もやりとりします
その都度、メールの全文を
1から考えるのは面倒です
手ですべて打ち込むのは、
とても時間がかかります
誤字脱字も多くなるでしょう
こういうときに段取りのいい人は
「テンプレート」を使います
一番基本的な例を挙げると
「挨拶」のテンプレートです
「○○様。いつもお世話になっております。WORLD ORDERの沼田です」
そういう文章の型を、
あらかじめ用意しておきます
そのテンプレートの内容は
しっかりチェックして、
誤字脱字がないように注意して
丁寧に作ります
その一度の手間をかけるだけで、
後はテンプレートを使えばいい
承諾用のメールやクレーム用のメールなど、
目的に応じたテンプレートがあると、
メールを書く手間と時間が劇的に減ります
しかも誤字脱字も激減します
校正を終えているテンプレートを
何度も使いますから
「○○」部分のみ注意すれば
誤字脱字で恥をかくこともありません
またテンプレートのいいところは、
社内で共有しやすいというところです
人によってばらばらのメールではなく、
文面を統一できると、
会社全体でメールの品質を
維持することができます
メールに限らず
「稟議書」や「議事録」
などもすべてテンプレートを作り、
使うようにしましょう
一度の手間で済むのです
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