会議中か、会議前か⁉️
会議が活性化するかどうかは、
段取りで決まります
ポイントは「会議で配る資料の渡し方」です
まず、段取りの悪い会議からお話しします
段取りの悪い会議では、
会議が始まってから、資料を配ります
会議中に資料を配られると、
当然、目を通します
自然と目が資料のほうに向いてしまい、
会議中の話に集中できなくなります
「質問のある人はいますか」と言われても、
まだ資料をきちんと読んでいないのに、
質問はできません
そういう会議ほど、
誰も何も言わず静寂な会議になり、
何も実りのない会議になります
さて、続いては活性化する会議の場合です
段取りのいい人は、会議が始まる前に、
必要な資料を先に配ります
資料を前もって配ると、
会議は活性化されます
先に配ることで、
出席する人が事前に資料へ
目を通すことができ、
会議の内容を予習することができるからです
疑問に思った内容を整理したり、
質問する内容をあらかじめ考えたりする
余裕が生まれます
資料に事前に目を通しておけば、
会議で話し合う内容そのものに
集中ができます
大切なことは「資料の内容」ではなく
「資料の渡し方」です
私は、自分がよく会議をしているので、
よく分かります
往々にして私たちは
「会議が活性化されないのは資料の内容が分かりにくいからだ」
と思います
資料の内容を
もっと分かりやすくするために、
図表をたくさん入れてしまいがちです
しかし、実のところ、大して関係ありません
「資料の渡し方」のほうが、
はるかに重要です
渡し方を変えるだけで、
会議の活性度がまったく変わります
資料は多少汚くても、資料を事前に
渡しておけば、何とか理解してもらえます
本番の会議では、
スムーズに理解が進むでしょう
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